5 tips om efficiënt uren te berekenen

Bijna iedereen zal vroeg of laat uren berekenen voor het werk. Urenregistratie is nodig om facturen te maken of om inzicht in gewerkte projecturen te krijgen. Het is een administratieve klus die weinig enthousiasme oproept. In dit artikel krijg je tips om je uren zo efficiënt mogelijk te berekenen. Hierdoor ben je weinig tijd kwijt aan urenregistratie maar wel met het maximale resultaat.

Houd uren bij in Excel

De makkelijkste tool om uren te berekenen is Excel. Met een paar aanwijzingen hoe je uren berekent kun je snel beginnen. Je kunt ook kiezen voor één van de vele gratis Excel templates. Dan hoef je niet zelf een urenregistratie te ontwerpen in Excel.

Een nadeel van uren bijhouden in Excel is dat het niet geschikt is voor een groot team. In principe kun je wel met meerdere mensen tegelijkertijd in één spreadsheet schrijven, maar de kans dat je gegevens van een ander overschrijft is groot. Maar voor een klein team of ZZP-ers kan een urenberekening in Excel prima voldoen.

Gebruik een uren app

Heb je een team, dan is wellicht een uren app een betere keuze. Urenregistratie-apps zijn uitstekend geschikt om met een groter team uren te schrijven. Je kunt onderweg of op kantoor uren invoeren. Zo is het eenvoudig om je uren bij te houden en kost het weinig tijd.

Een uren-app is meestal onderdeel van een urenregistratiesysteem. Hiermee kun je eenvoudig overzichten van je projecturen maken. Kant-en-klare overzichten zijn belangrijk om tijd te besparen. Je hoeft dan niet een rapport opnieuw handmatig samen te stellen als iemand zijn uren heeft gecorrigeerd. Het is een fluitje van een cent om een rapport opnieuw te downloaden.

Kies voor een simpele inrichting

Een urenregistratie valt of staat met een goede inrichting. De vuistregel is: hoe simpeler hoe beter. Natuurlijk, als je veel projecten hebt, ontkom je niet aan een lange lijst met projecten in je urenregistratie. Maar je kunt dan wel de invoer eenvoudig houden door medewerkers alleen de projecten te laten zien die belangrijk zijn. Bij de meeste urenregistratie-apps kun je per medewerker instellen welke projecten zij kunnen zien.

Een goede inrichting maakt de rapportage een stuk eenvoudiger. Rapportage begint eigenlijk altijd met totalen per project en per activiteit. Daarnaast zijn overzichten per maand of soms per week noodzakelijk. Als je de projecten en activiteiten voor jouw teams goed hebt ingedeeld, volgt de rapportage vanzelf.

Gebruik uurtarieven om kosten te bepalen

Een urenberekening is belangrijk om projectkosten te bepalen. Dit kun je automatisch doen door met urentarieven te werken. Als je éénmaal urentarieven goed hebt ingesteld hoef je alleen nog maar uren bij te houden. De urenregistratie berekent met de tarieven de kosten voor je projecten. Natuurlijk, als je meerdere tarieven hanteert, moet je bij het invoeren het juiste tarief kiezen. Maar dit is veel minder werk dan allerlei kostenberekeningen achteraf.

Motiveer je team

Goed, je hebt de urenregistratie optimaal ingeregeld. Vergeet dan niet de laatste stap, een goede uitleg aan je team. Zorg ervoor dat je team eenvoudig uren kan invoeren. Neem even de tijd om uit te leggen hoe alles werkt. Leg uit waarom het nodig is om uren te berekenen en laat zien waar de urenregistratie voor gebruikt wordt.

Zodra medewerkers zien dat een urenregistratie nuttig is, zal de motivatie om uren in te vullen een stuk hoger worden. Een urenregistratie is geen controlemiddel. Het is een manier om overzicht in bedrijfsactiviteiten te verkrijgen. Hiermee kun je bedrijfsprocessen verbeteren. En daarmee ook het werk leuker maken!

Tot Slot

Deze tips zijn uiteraard niet alomvattend. Het zijn een aantal ideeën waar je aan kunt denken om je urenregistratie te verbeteren. Hopelijk zet dit je aan het denken en helpen deze tips om jouw urenregistratie nog efficiënter te maken!