De voordelen van personeelsplanning

Eigenlijk is het vreemd om over de voordelen van personeelsplanning te schrijven. Alsof de voordelen van personeelsplanning niet evident zijn. Er is immers geen organisatie die niet aan personeelsplanning doet. Zelfs een organisatie waar 1 persoon werkzaam is maakt immers een planning. Hoeveel uur per week wordt er gewerkt, wanneer wordt er gewerkt, wanneer is er vakantie, etc. Waar we het over gaan hebben zijn de minder voor de hand liggende voordelen en hoe je die voordelen het beste kan bereiken.

De voordelen op een rij
De voor de hand liggende voordelen zijn:

• Duidelijkheid voor de medewerkers wanneer ze moeten werken.
• Voldoende medewerkers om het werk te doen.
• Niet te veel medewerkers om het werk te doen.
• Inzicht wanneer er te veel en wanneer er te weinig medewerkers beschikbaar zijn in de toekomst.
• Duidelijkheid over wie wanneer vakantie heeft.
• Duidelijkheid over de afwezigheid bijvoorbeeld door ziekte.

Maar deze voordelen zijn ook te behalen:

• Hogere tevredenheid bij medewerkers
• Hogere tevredenheid bij klanten
• Een effectievere organisatie
• Een efficiëntere organisatie
• Nauwe aansluiting van het aantal beschikbare en benodigde medewerkers
• Betere samenwerking tussen medewerkers
• Grotere betrokkenheid van medewerkers
• Bevorderen van innovatie
• Beter delen van kennis tussen medewerkers
• Lager ziekteverzuim
• Minder verloop in de organisatie

Hoe doe je dat
Planning en personeelsplanning in het bijzonder, is niet per definitie moeilijk, maar het is wel een vak. Het is belangrijk om je erin te verdiepen. Je komt er dan achter dat het een onderwerp is waar veel betrokkenen plezier aan kunnen beleven, en je komt achter voordelen die niet direct voor de hand liggen. Wat is er nu mooier dan je collega’s zelf invloed te geven op hun planning? De mogelijkheid te bieden mee te denken met hun eigen ontwikkeling en de ontwikkeling van de organisatie? Werkruimte te bieden binnen de kaders en uitgangspunten die de organisatie heeft gesteld? Zelf bijvoorbeeld je voorkeur van je beschikbaarheid kunnen opgeven of werk aan jezelf kunnen toewijzen wat op een “marktplaats” staat? Of zelf zorgen dat je kan samenwerken met een collega waar je veel van kan leren of graag samen mee werkt? Allerlei voordelen van personeelsplanning.

De aanpak
De mogelijkheden om het leuker en ook beter te maken zijn er in elke organisatie. De kunst is om niet toe te kijken en te zeggen hoe het beter kan, maar om ook daadwerkelijk stap voor stap verbeteringen aan te brengen. Veel verbeteringen kunnen op een eenvoudige manier worden doorgevoerd. Andere zijn gemakkelijker te realiseren en vol te houden als ze worden ondersteund door moderne personeelsplanningssoftware. Op zaterdag nog even snel het rooster aanpassen gaat nu eenmaal makkelijker op je smartphone, dan wanneer je dat fysiek op een stuk papier op je werk moet doen. Mooie software helpt ook mee om je beschikbaarheid kenbaar te maken, het vakantierooster te maken, het werk te verdelen of je bestede tijd te verantwoorden.